«Διαδικασίες πραγματοποίησης δαπανών προσωπικού, υπηρεσιών και προμηθειών σύμφωνα με τον ν.4521/2018 (ΦΕΚ Α’ 38/2.03.18),
όπως αυτός τροποποίησε τον ν.4485/2017 (ΦΕΚ Α΄ 114/4.08.17)»
Αμφιθέατρο "Καραθεοδωρή" του Τμήματος Μαθηματικών
02/04/2018
Συνοπτικά Πρακτικά
Η ανωτέρω συνάντηση πραγματοποιήθηκε στο Αμφιθέατρο "Καραθεοδωρή" του Τμήματος Μαθηματικών την Δευτέρα 2 Απριλίου 2018. Όσοι δεν ήταν δυνατόν να παραστούν θα έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθήσουν την συνάντηση μαγνητοσκοπημένη μόλις αυτή θα είναι διαθέσιμη από το ΚΛΕΙΔΙ για το οποίο θα ενημερωθείτε σχετικά με επόμενο μήνυμά μας.
Παρόντες στο Προεδρείο ήταν οι :
- Ο Πρύτανης, Καθηγητής Μελέτιος-Αθανάσιος Κ. Δημόπουλος
- Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών, Αναπληρωτής Πρύτανη Ερευνητικής Πολιτικής και Ανάπτυξης, Καθηγητής Θ. Σφηκόπουλος
- Η Προϊσταμένη της Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε., κα. Ε. Καφεντζή
- Η Προϊσταμένη του Τμήματος Επικοινωνίας, Προβολής και Ποιότητας Υπηρεσιών, κα. Β. Δημακοπούλου,
- Ο Προϊστάμενος του Τμήματος Σχεδιασμού και Προμηθειών, κ. Γ. Καββαδίας και
- Ο Προϊστάμενος του Τμήματος Στήριξης Έργων, κ. Γ. Κανέλης.
Στην συνάντηση παρίσταντο μέλη της Επιτροπής Ερευνών και του Ειδικού Επταμελούς Οργάνου του Ε.Λ.Κ.Ε., οι Προϊστάμενοι και στελέχη των Τμημάτων της Μ.Ο.Δ.Υ., καθώς και Επιστημονικοί Υπεύθυνοι και μέλη των κλάδων ΕΔΙΠ, ΕΕΠ, ΕΤΕΠ, Διοικητικού Προσωπικού και Συνεργατών που εμπλέκονται άμεσα στη διαχείριση έργων-προγραμμάτων.
Ο Πρύτανης μετά τον χαιρετισμό των παριστάμενων ενημέρωσε συνοπτικά για τις πρόσφατες αλλαγές του νομοθετικού πλαισίου, τις ενέργειες ενημέρωσης από τον ΕΛΚΕ για την εφαρμογή αυτών των αλλαγών και τη σημαντικότητα της εμπλοκής των συνεργατών των Επιστημονικών Υπευθύνων στις νέες διαδικασίες διαχείρισης των έργων-προγραμμάτων. Στρατηγικός στόχος της Υπηρεσίας είναι να επιτευχθούν μέχρι το καλοκαίρι μειωμένοι χρόνοι διεκπεραίωσης των εργασιών σε σχέση με σήμερα και οι οποίοι να είναι σταθεροί, ώστε τα μέλη ΔΕΠ να μπορούν να προγραμματίσουν την ορθή και έγκαιρη υλοποίηση των προγραμμάτων τους. Θα υπάρξει ενημέρωση από τον ΕΛΚΕ για τους χρόνους διεκπεραίωσης των εργασιών ανά κατηγορία.
Στη συνέχεια πήρε τον λόγο ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών, Καθηγητής Θ. Σφηκόπουλος ο οποίος έκανε μια συνοπτική παρουσίαση των βελτιωτικών ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν στην Υπηρεσία, προκειμένου ο ΕΛΚΕ να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις που δημιούργησε το νέο νομοθετικό πλαίσιο. Αναγνώρισε ότι ο χρόνος ανταπόκρισης της Υπηρεσίας στα αιτήματα των μελών ΔΕΠ είναι μεγάλος, εντοπίζοντας ως βασικούς λόγους:
- την αύξηση των διαδικασιών λόγω της εφαρμογής του νέου νομοθετικού πλαισίου.
- τη συσσώρευση συγκεκριμένων διοικητικών πράξεων σε συγκεκριμένες περιόδους του έτους, όπως π.χ. οι περίπου δύο χιλιάδες προϋπολογισμοί στην αρχή του έτους.
- τη λήξη των συμβάσεων απασχόλησης στο τέλος του έτους που επέφεραν μια πληθώρα αιτήσεων διενέργειας πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος για την απασχόληση προσωπικού.
- τη λήξη την 31η Δεκεμβρίου 2017 των προγραμμάτων της εθνικής συμμετοχής.
- τη λήξη την 31η Μαρτίου 2018 των προγραμμάτων για την ανάπτυξη της εκπαίδευσης και της έρευνας των Τμημάτων και τη βελτίωση του έργου των Κοσμητειών.
- τη μεγέθυνση του όγκου των εργασιών, δεδομένου ότι ο Ε.Λ.Κ.Ε. έχει επιφορτισθεί και με τη διαχείριση μεγάλους μέρους των λειτουργικών δαπανών του Πανεπιστημίου που μέχρι πρότινος πραγματοποιούνταν μέσω του Τακτικού Προϋπολογισμού, με αποτέλεσμα να μην ασχολείται μόνον με θέματα που αφορούν στα ερευνητικά, αναπτυξιακά κ.ά. προγράμματα/έργα.
Σκοπός της Υπηρεσίας είναι να μειώσει τους χρόνους ανταπόκρισής της στα αιτήματα των μελών ΔΕΠ και ταυτόχρονα να πετύχει σταθερούς χρόνους για κάθε κατηγορία αιτημάτων, για τη διευκόλυνση των μελών ΔΕΠ.
Αυτός ο στόχος θα επιτευχθεί :
Α) με την αναδιοργάνωση του συστήματος
Β) την εκπαίδευση τόσο του προσωπικού του Ε.Λ.Κ.Ε. όσο και των συνεργατών των έργων-προγραμμάτων και
Γ) την ολοκλήρωση της αναβάθμισης και αυτοματοποίησης του πληροφοριακού συστήματος του ΕΛΚΕ.
Ειδικά ως προς την εκπαίδευση των χρηστών εντοπίζονται ως βασικά σημεία ερωτημάτων οι προϋπολογισμοί, οι απευθείας αναθέσεις και οι προσκλήσεις απασχόλησης προσωπικού. Κρίνεται λοιπόν ότι η οργάνωση κύκλων ενημέρωσης των μελών των κλάδων ΕΔΙΠ, ΕΕΠ, ΕΤΕΠ, Διοικητικού Προσωπικού και Συνεργατών που εμπλέκονται άμεσα στη διαχείριση έργων-προγραμμάτων θα βελτιώσει τις γνώσεις τους, ώστε να αποφεύγονται τα λάθη που προκαλούν στη συνέχεια περαιτέρω καθυστερήσεις και προβλήματα. Οι θεματικές ενότητες ενημέρωσης θα εστιάσουν επίσης στη διαχείριση κλινικών μελετών και Μεταπτυχιακών Προγραμμάτων Σπουδών.
Για την υποστήριξη των προγραμμάτων προτείνεται η συνέργεια μεταξύ καθηγητών ώστε να απασχολούν στα προγράμματά τους άτομα που θα ειδικευτούν στις νέες διαδικασίες και θα επιφορτισθούν με το διοικητικό κομμάτι των προγραμμάτων τους.
Επίσης, σημαντική είναι η χρήση της υπηρεσίας HELP DESK του Ε.Λ.Κ.Ε., επειδή γνωρίζει όλη την αλυσίδα των εργασιών της Υπηρεσίας και μελλοντικά θα λειτουργήσει σαν one stop shop για την επίλυση των προβλημάτων και την απάντηση των ερωτημάτων. Θα υπάρξουν ενέργειες για τη βελτίωση της υπηρεσίας HELP DESK του Ε.Λ.Κ.Ε. ενώ σημειώνεται ότι υπάρχει συνεχής εκπαίδευση των στελεχών του σε εβδομαδιαία βάση.
Σε κάθε περίπτωση, γίνεται προσπάθεια μέχρι το καλοκαίρι να έχει ομαλοποιηθεί η ροή των διαδικασιών, ώστε να μπορεί κάθε Επιστημονικός Υπεύθυνος να κάνει τον προγραμματισμό του για την υλοποίηση των προγραμμάτων του, γνωρίζοντας επακριβώς τους χρόνους ανταπόκρισης του συστήματος οι οποίοι σε καμία περίπτωση δεν θα είναι όπως πριν την ένταξη των Ε.Λ.Κ.Ε. στους Φορείς Γενικής Κυβέρνησης.
Ταυτόχρονα γίνονται προσπάθειες για νομοθετικές ρυθμίσεις με σκοπό τη βελτίωση του νομοθετικού πλαισίου όπου αυτό είναι εφικτό.
Με το πέρας της ομιλίας του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών, ακολούθησαν ερωτήματα από τους παρευρισκομένους.
